Formulardesigner – Geschäftsformulare erstellen

Im Formulardesigner Arbeiten

Der Formulardesigner in 4Master V10 dient zum Anpassen Ihrer Geschäftspapiere (Angebote, Rechnungen) und zum Erstellen und Anpassen individueller Berichtsformulare.

Ihre Geschäftspapiere sollen ein professionelles und rechtssicheres Erscheinungsbild haben um Ihre Kunden erfolgreich anzusprechen.

Im Formulardesigner können Sie die Gestaltung von Geschäftsvorlagen wie Angebot, Auftrag, Rechnung, Mahnungen und Berichtsformularen vornehmen.

Die Funktionsweise des Formulardesigners soll im Folgenden anhand von praktischen Beispielen erläutert werden.

Allgemeine Informationen

Dem Formulardesigner liegt das Programm Fast Report zugrunde – https://www.fast-report.com/de/ .

Eine grundlegende Dokumentation zum Fast Report im PDF-Format finden Sie im 4Master-Verzeichnis unter system\help\ oder – aktueller – in der Online-Dokumentation des Fast Reports: https://www.fast-report.com/de/product/fast-report-vcl-6/documentation/ .

Um ein bestimmtes Formular zu bearbeiten, gehen Sie am besten ins Druckmenü und wählen dort das zu bearbeitende Formular unter dem Reiter Datei aus. Wählen Sie dann die Option Designer. (oder über den Reiter Verwaltung – Formulardesigner)

Während der Bearbeitung eines Formulars haben Sie die Möglichkeit, über das Lupen-Symbol in der Werkzeugleiste das jeweilige Zwischenergebnis Ihrer Anpassungen in der Druckvorschau zu kontrollieren.

Um eine Änderung rückgängig zu machen, gehen Sie über das Bearbeiten-Menü oder drücken Strg+Z.

Im Objektinspektor (links neben der Seite) können viele Eigenschaften von Objekten (Bildern, Textfeldern, Formularbändern) definiert werden. U. a. können Sie dort einen aussagekräftigen Namen für das Bildobjekt vergeben, also z. B. „Logo“ statt „Picture1“. Aussagekräftige Namen erhöhen die Verständlichkeit bei späterer Bearbeitung. Vorsicht bei nachträglichem Ändern! Namen müssen auch im Code geändert werden, da sie dort als Variablennamen verwendet werden.

Löschen nicht benötigter Felder

Wenn Sie bestimmte Felder nicht benötigen und verhindern möchten, dass sie ausgegeben werden, sollten Sie diese Felder nicht löschen, sondern per Kontextmenü die Eigenschaften „sichtbar“ und „druckbar“ deaktivieren. So können Sie die Felder später bei Bedarf schnell wieder einblenden. Außerdem würde das Löschen von Feldern, die vom Programmcode erwartet werden, dazu führen, dass das Formular nicht mehr funktioniert.

Ein Firmenlogo im Seitenkopf anlegen

Einfügen eines Firmenlogos in den Seitenkopf

Klicken Sie in der Werkzeugleiste (links) auf das Grafik-Symbol und dann zum Einfügen im Reporttitel an der gewünschten Stelle.

Weisen Sie über den sich öffnenden Dialog das gewünschte Bild zu (z.B. aus Ordner data\pic) und bestätigen Sie die Auswahl mit dem grünen Häkchen.

Ziehen Sie das Bild auf die gewünschte Größe; das Seitenverhältnis wird standardmäßig beibehalten (Änderung dieses Verhaltens im Kontextmenü, Seitenverhältnis behalten).

Schieben Sie das Bild in Position.

Sollte das Bild zu groß sein, um in das Formularband zu passen, klicken Sie das Formularband an und ziehen es am unteren oder oberen, mittleren Kästchen auf die gewünschte Höhe.

Per Kontextmenü (Rechtsklick auf das Bild) können Sie festlegen, ob das Bild in Originalgröße dargestellt werden soll.

Per Kontextmenü kann außerdem die Sicht- und Druckbarkeit des Objekts geändert werden.

Einfügen der Kundentelefonnummer in den Seitenkopf

Die Kundentelefonnummer im Kopf der Seite ausgeben

Links in der Werkzeugleiste Text anklicken (Symbol „A“).

Im Formularkopf auf eine freie Stelle klicken, um das Feld einzufügen.

Im Dialog (Doppelklick auf das Feld) eine Bezeichnung, z.B. „Kunden-Tel.:“ eingeben und Dialog mit „OK“ schließen.

Rechts im Datenbaum zum Knoten „ADR“ gehen und von dort das Feld „Telefon“ auf das Formular ziehen.

Absenderdaten eintragen

Absenderdaten auf dem Formular bearbeiten

Der Absender wird automatisch eingefügt, wenn im 4Master V10 die Betriebsdaten unter dem Menü Daten + Betriebsparameter eingetragen werden.

Formatieren von Feldern

Textfelder verschieben, ausrichten und formatieren

Wählen Sie die zu verschiebenden Felder aus und verschieben diese mit der Maus.

Um mehrere Felder gleichzeitig zu bearbeiten (verschieben, formatieren), klicken Sie diese nacheinander an, während Sie die Umschalttaste gedrückt halten.

Bei der Ausrichtung der Elemente können Sie sich am Raster (Millimeterpapier) orientieren.

Sobald Sie ein Element so verschieben, dass es horizontal oder vertikal mit einem benachbarten Element übereinstimmt, wird eine Hilfslinie eingeblendet. Dieses Verhalten können Sie im Menü Ansicht, Führungslinien ein- und ausschalten.

Verwenden Sie Strg+Pfeiltasten, um die Elemente exakter, als es das Raster erlaubt, auszurichten. Sie haben bei dieser Vorgehensweise allerdings keine Unterstützung durch die Führungslinien.

Um ein oder mehrere markierte Textfelder zu formatieren, können Sie – wie von Ihrer Textverarbeitung gewohnt – die obere Menüleiste verwenden.

In der linken Werkzeugleiste finden Sie ein Werkzeug zur Übertragung des Formats auf andere Felder. Dazu klicken Sie zuerst das Element an, das die gewünschte Formatierung bereits hat. Klicken Sie dann das Symbol Format kopieren (Pinsel) an und anschließend nacheinander alle Felder, auf die die Formatierung übertragen werden soll. Zum Abschluss schalten Sie in der linken Werkzeugleiste wieder auf das Auswahlwerkzeug (Pfeil) zurück.

Seiteneinstellungen

Seitenränder verändern und festlegen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Seitenränder einzustellen:

Doppelklick auf das Millimeterpapier der Seite (außerhalb eines Bandes)

Rechtsklick auf den Seiten Tab, Menüpunkt Seiteneinstellungen

Per Objektinspektor der Seite, Eigenschaften: LeftMargin, RightMargin, BottomMargin und TopMargin

Zu beachten ist, dass diese Einstellungen für jede Seite vorgenommen werden müssen, also z. B. bei Angeboten und Rechnungen für die Hauptseite, die Summenblockseite, die VOB-Seite und die Seite, die die Zusammenstellung ausgibt.

Die Bankverbindungsdaten im Seitenfuß ausgeben (2 Möglichkeiten)

Bankverbindungsdaten mittels Textfeldes oder Firmenstammdatei anlegen

Ein Textfeld anlegen und die Bankverbindungsdaten dort hineinschreiben.

Auf die im Firmenstamm hinterlegten Bankdaten zugreifen. Das Bild zeigt diese 2. Möglichkeit. Zuvor muss über „Data“ eine Verbindung zur Firmenstammdatei hergestellt worden sein, um die benötigten Felder bereitzustellen.

Bankverbindungsdaten im Formularfuß hinterlegen

Im Formularband PageFooter die Bankverbindungsdaten individuell gestalten

Um die Bankverbindungsdaten im Formularfuß mitzudrucken, müssen Sie die entsprechenden Informationen im Formularband PageFooter hinterlegen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Statisch in einem oder mehreren Textfeldern:

Legen Sie ein Textfeld an, indem Sie links in der Werkzeugleiste auf das Text-Symbol „A“ klicken und anschließend an eine freie Stelle des Formularfußbandes.

Tragen Sie im sich öffnenden Textfeld die Bankverbindung ein.

Sie können in ein Textfeld mehrere Zeilen schreiben oder mehrere Textfelder verwenden, wenn Sie stattdessen jedes Detail einzeln angeben möchten.

2. Auf die Bankdaten in den Betriebsparametern zugreifen:

Zunächst muss eine Datenbankverbindung erstellt werden, um Zugriff auf die Datenfelder zu erhalten.

Gehen Sie auf die Seite Data und klicken dort in der linken Werkzeugleiste auf den Zylinder MS und dann auf den Unterpunkt SDAC Query.

Klicken Sie an eine freie Stelle, um das Abfragesymbol einzufügen. Es wird eine leere Abfrage namens SDACQuery1 erzeugt.

Klicken Sie sie an und vergeben Sie per Objektinspektor einen aussagekräftigen Namen, z. B. FIR (für Firmenstamm). Machen Sie das für die Eigenschaften Name und UserName.

Im Datenbaum rechts wurde ein Knoten FIR erzeugt, der aber noch keine Daten enthält.

Klicken Sie doppelt auf das Abfragesymbol, um eine SQL-Abfrage zu hinterlegen.

Sie können Ihre Abfrage direkt eintragen, aber wenn man keine Kenntnis von der 4Master-Datenbankstruktur hat, sollte man den Querybuilder verwenden, um eine Abfrage mittels grafischer Unterstützung zu erstellen. Klicken Sie dazu im SQL-Dialog auf das linke Symbol.

Suchen Sie rechts die Datentabelle fir.GRUNDDATEN und übernehmen diese, indem Sie sie doppelt anklicken oder auf den linken Bereich ziehen.

Wählen Sie die benötigten Bankfelder aus, also z. B. Bank1, IBAN1 und BIC1. Mit * können Sie alle Felder auswählen (nicht empfohlen).

Erzeugen Sie die Abfrage durch Klick auf das grüne Häkchen.

Die erzeugte Abfrage kann z. B. so aussehen:

SELECT Bank1, IBAN1, BIC1

FROM fir.GRUNDDATEN

Bestätigen Sie nochmals mit dem grünen Häkchen, um die Abfrage zu übernehmen. Dadurch werden rechts im Datenbereich unterhalb des Knotens FIR die entsprechenden Felder bereitgestellt, die Sie nun ins Formular übernehmen können.

Daten ins Formular übernehmen:

Öffnen Sie rechts im Datenbereich den Knoten FIR und ziehen die benötigten Felder einzeln ins Seitenfußband. Anschließend können Sie Textfelder einfügen, die die Beschriftung enthalten (IBAN:, BIC:) und diese vor die Datenfelder stellen.

Praktischer ist es hier vielleicht, den Beschriftungstext in die Felder mit den Daten hineinzuschreiben. Dazu müssen Sie das Datenfeld doppelt anklicken und vor den bereits enthaltenem Ausdruck – z. B. [FIR.“IBAN1″] – die Beschriftung schreiben, was dann so aussehen könnte:

IBAN: [FIR.“IBAN1″]

Eine andere Möglichkeit wäre, sämtlichen Text und alle Variablen in einem einzigen Textfeld unterzubringen. Sie haben Zugriff auf die Variablen, indem Sie im Textfelddialog (Memo) auf das ABC-Symbol klicken. Die gewünschten Datenfelder können von hier mit Doppelklick übernommen werden. Anschließend können Sie den Text z. B. folgendermaßen gestalten:

Bank: [FIR.“Bank1″]