ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland und wurde entwickelt, um den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern zu erleichtern (einfache Direktrechnungen ohne Prozentpositionen und ohne Nachlässe in LV-Bereichen).
4Master® V10 hat ZUGFeRD und XRechnung als optionales Zusatzmodul integriert
ZUGFeRD und XRechnung sind neue Formate, die eine Rechnung in einer strukturierten XML-Datei zur Verfügung stellen. Im ZUGFeRD-Format wird dabei die XML-Datei in einer hybriden PDF-Datei untergebracht.
Es werden unterschiedliche Versionen vorgegeben, welche Version genommen werden muss, entscheidet der jeweilige Auftraggeber. Es gibt zwar entsprechende zeitliche Vorgaben (so soll XRechnung Version 2.0 ab 01.01.2021 genommen werden), aber hier spielen andere Faktoren sicherlich auch noch eine Rolle (z. B. könnte die Software des Auftraggebers noch nicht auf 2.0 umgestellt sein etc.).
4Master®V10, die neuen Schalter zur Steuerung der Ausgabe sind in der Kundenverwaltung zu finden:
Die Schalter entsprechen folgenden Versionen:
ZUGFeRD 1 = ZUGFeRD Version 1.0
ZUGFeRD 2 = ZUGFeRD Version 2.0
XRechnung 1 = XRechnung Version 1.2.2
XRechnung 2 = XRechnung Version 2.0
Welche Version genommen werden muss, entscheidet der jeweilige Auftraggeber. Es gibt zwar entsprechende zeitlich Vorgaben (so soll XRechnung Version 2.0 ab 01.01.2021 genommen werden), aber hier spielen andere Faktoren sicherlich auch noch eine Rolle (z. B. könnte die Software des Auftraggebers noch nicht auf 2.0 umgestellt sein etc.).
Die Schalter reagieren paarweise, d. h. es kann immer nur ein Schalter der jeweiligen Art (ZUGFeRD bzw. XRechnung) aktiviert werden. Es ist aber auch möglich, einen ZUGFeRD- und einen XRechnungsschalter auszuwählen.
Beispiel:
Um eine XRechnung zu legen, muss man also im Kunden einen oder mehrere Schalter setzen und kann danach die Rechnung drucken.
Dabei sind 2 wichtige Felder zu beachten, ohne die Rechnungen im ZUGFeRD- bzw. XRechnungsformat nicht erfolgreich erstellt werden können. Dies sind die Felder „Leitweg-ID“ in den Projektoptionen (erhalten Sie vom Auftraggeber) und „UstIDNr.“ in den Betriebsparametern.
Leitweg-ID in den Projektoptionen (Beispiel):
Leitweg-ID in den Projektoptionen (Beispiel):
Bedingungen für ZUGFeRD- und XRechnungsformate
Halten Sie die Rechnungen so einfach wie möglich. Diese Formate erwarten nur Positionen mit Menge, Einheit, Text, Einzel- und Gesamtpreis. Der Nettobetrag vor der MwSt. muss immer der Summe der Positionsgesamtpreise entsprechen, weshalb z. B. Projektnachlässe nicht erlaubt sind. Auch werden in die Dateien keine LV-Bereiche (Überschriften und Summen) abgelegt, weshalb z. B. auch keine Nachlässe für Abschnitte bzw. Titel zulässig sind.
Nachfolgend die Liste von nicht zugelassenen Punkten (aktueller Kenntnisstand):
- Projektnachlässe
- Sicherheiten
- Abschlagsrechnungen
- Nachlässe zu LV-Bereichen (Abschnitte, Titel)
- Zuschlagspositionen
- Pauschalpositionen
- negative Positionen
- Zwischensummen
- Vor- und Schlusstext
- Langtext
- kumulierte Abrechnungen
- Umlagen
- Abzüge
VOB-Abrechnung
Da keine Zwischensummen erlaubt sind, darf auch keine kumulierte VOB-Abrechnung gelegt werden. Die Abrechnung muss also unkummuliert erfolgen. Dies trifft auch für die Schlussrechnung zu. Aus unserer Sicht muss dies über eine weitere Teilrechnung erfolgen. Dazu wird das verwendete Teilrechnungsformular unter einen neuen Namen kopiert (z. B. _Projekt-SR.fr3) und die Belegüberschrift mit „Schlussrechnung“ überschrieben.
Dateiablage
Nach der Verbuchung der Rechnungen werden die ZUGFeRD-Dateien in den Ordner …\Data\Archiv\Rechnungen und die XRechnungsdateien in den Ordner …\Data\Archiv\XRechnungen abgelegt.
Versendet man PDF-Rechnungen werden diese Dateien zusätzlich in die E-Mail abgestellt (Outlook erforderlich).
