ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland und wurde entwickelt, um den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern zu erleichtern (einfache Direktrechnungen ohne Prozentpositionen und ohne Nachlässe in LV-Bereichen).
4Master® V10 hat ZUGFeRD und XRechnung als optionales Zusatzmodul integriert
ZUGFeRD und XRechnung sind neue Formate, die eine Rechnung in einer strukturierten XML-Datei zur Verfügung stellen. Im ZUGFeRD-Format wird dabei die XML-Datei in einer hybriden PDF-Datei untergebracht.
Es werden unterschiedliche Versionen vorgegeben, welche Version genommen werden muss, entscheidet der jeweilige Auftraggeber. Es gibt zwar entsprechende zeitliche Vorgaben (so soll XRechnung Version 2.0 ab 01.01.2021 genommen werden), aber hier spielen andere Faktoren sicherlich auch noch eine Rolle (z. B. könnte die Software des Auftraggebers noch nicht auf 2.0 umgestellt sein etc.).
Bedingungen für ZUGFeRD- und XRechnungsformate
Halten Sie die Rechnungen so einfach wie möglich. Diese Formate erwarten nur Positionen mit Menge, Einheit, Text, Einzel- und Gesamtpreis. Der Nettobetrag vor der MwSt. muss immer der Summe der Positionsgesamtpreise entsprechen, weshalb z. B. Projektnachlässe nicht erlaubt sind. LV-Bereiche darf man verwenden, sie werden aber nicht in die Datei übergeben. Deshalb dürfen auch keine Nachlässe für Abschnitte bzw. Titel eingegeben werden, da diese den Nettobetrag mindern und dann die Summe der Positionen diesem nicht entspricht.
Nachfolgend die Liste von nicht zugelassenen Punkten (aktueller Kenntnisstand):
– Projektnachlässe
– Sicherheiten
– Abschlagsrechnungen
– Nachlässe zu LV-Bereichen (Abschnitte, Titel)
– negative Positionseinzelpreise (der Positionsgesamtpreis darf negativ sein)
– Zwischensummen
– Schlusstext
– Langtext
– Hinweistext
– Zusatztext
– kumulierte Abrechnungen
– Umlagen
– Abzüge
4Master®V10, die neuen Schalter zur Steuerung der Ausgabe sind in der Kundenverwaltung zu finden:
Die Schalter entsprechen folgenden Versionen:
ZUGFeRD 1 = ZUGFeRD Version 1.0
ZUGFeRD 2 = ZUGFeRD Version 2.0
XRechnung 1 = XRechnung Version 1.2.2
XRechnung 2 = XRechnung Version 2.0
Welche Version genommen werden muss, entscheidet der jeweilige Auftraggeber. Es gibt zwar entsprechende zeitlich Vorgaben (so gilt XRechnung Version 2.0 ab 01.01.2021), aber hier spielen andere Faktoren sicherlich auch eine Rolle (z. B. könnte die Software des Auftraggebers noch nicht auf 2.0 umgestellt sein etc.)
Die Schalter reagieren paarweise, d. h. es kann immer nur ein Schalter für ZUGFeRD bzw. XRechnung aktiviert werden. In der Regel wird es ein Schalter der jeweiligen Art sein.
Beispiel:
Um eine XRechnung zu legen, muss man also im Kunden einen oder mehrere Schalter setzen und kann danach die Rechnung drucken.
Dabei sind 2 wichtige Felder zu beachten, ohne die Rechnungen im ZUGFeRD- bzw. XRechnungsformat nicht erfolgreich erstellt werden können. Dies sind die Felder „Leitweg-ID“ in der Kundenverwaltung und den Projektoptionen sowie „UstIDNr.“ in den Betriebsparametern.
Hinterlegt man die „Leitweg-ID“ in den Kontakten, wird diese bei Neuanlage eines Projekts in die Projektoptionen übernommen. Des Weiteren werden dort für Rechnungsempfänger und Rechnungssteller die Felder „Telefon“ und „E-Mail“ gefüllt, wenn dafür Werte vorhanden sind (aus dem Kundenstamm bzw. den Betriebsparametern).
Projektoptionen (Beispiel):
UstIDNr. in den Betriebsparametern (Beispiel):
Bedingungen für ZUGFeRD- und XRechnungsformate
Halten Sie die Rechnungen so einfach wie möglich. Diese Formate erwarten nur Positionen mit Menge, Einheit, Text, Einzel- und Gesamtpreis. Der Nettobetrag vor der MwSt. muss immer der Summe der Positionsgesamtpreise entsprechen, weshalb z. B. Projektnachlässe nicht erlaubt sind. LV-Bereiche darf man verwenden, sie werden aber nicht in die Datei übergeben. Deshalb dürfen auch keine Nachlässe für Abschnitte bzw. Titel eingegeben werden, da diese den Nettobetrag mindern und dann die Summe der Positionen diesem nicht entspricht.
Nachfolgend die Liste von nicht zugelassenen Punkten (aktueller Kenntnisstand):
- Projektnachlässe
- Sicherheiten
- Abschlagsrechnungen
- Nachlässe zu LV-Bereichen (Abschnitte, Titel)
- negative Positionseinzelpreise (der Positionsgesamtpreis darf negativ sein)
- Zwischensummen
- Schlusstext
- Langtext
- Hinweistext
- Zusatztext
- kumulierte Abrechnungen
- Umlagen
- Abzüge
VOB-Abrechnung
Da keine Zwischensummen erlaubt sind, darf keine kumulierte VOB-Abrechnung gelegt werden. Die Abrechnung muss also unkumuliert erfolgen (Deshalb wird der Schalter „kumulierte Abrechnung“ bei einer ZUGFeRD-Lizenz auch nicht automatisch gesetzt.). Dies trifft genauso für die Schlussrechnung zu. Aus unserer Sicht muss dies über eine weitere Teilrechnung erfolgen. Dazu wird das verwendete Teilrechnungsformular unter einen neuen Namen kopiert (z. B. _Projekt-SR.fr3) und die Belegüberschrift mit „Schlussrechnung“ überschrieben.
Dateiablage
Nach der Verbuchung der Rechnungen werden die ZUGFeRD-Dateien in den Ordner …\Data\Archiv\Rechnungen und die XRechnungsdateien in den Ordner …\Data\Archiv\XRechnungen abgelegt.
Versendet man PDF-Rechnungen werden diese Dateien zusätzlich in die E-Mail abgestellt (Outlook erforderlich).
Einheiten
Folgende Einheiten werden verarbeitet:
m, m², m³, Stück, Std, kg, Paus, Liter, Min, %, Set, to, Tag
(Paus = Pauschal)
Andere Einheiten, auch in einer anderen Schreibweise, sind nicht erlaubt.
Anhänge
In eine XRechnung können Bilder, PDF-Dateien, CSV-Dateien und Tabellen eingebunden werden (*.png, *.jpg, *.pdf, *.csv, *.xslx und *.ods).
Es gibt 2 Möglichkeiten:
Beim Drucken:
Man klickt auf „XRechnung Anlagen“, sucht über die Lupe die Anhänge und klickt abschließend auf „Einbinden“.
Bitte beachten: Verlässt man dabei das Fenster „Dokumente drucken“, müssen die Anhänge nochmal zugeordnet werden. Erst nach dem Druck sind die Anhänge richtig eingebunden.
Nach dem Druck:
Neben „Ausgabe“ über „Pfeil nach unten“ den Schalter „Anlagen in XRechnung“ anklicken:
Zuerst die XRechnung suchen und dann die Anhänge zuordnen. Abschließend „Einbinden“ anklicken:
Hinweis: Im Internet gibt es den kostenlosen Ultramarin Viewer. Mit diesem können der Inhalt sowie die Anhänge der XRechnung kontrolliert werden. Eine Validierung der XRechnung erfolgt dabei aber nicht.
