4Master V10 Software zur Wartungsplanung und Kundendienst – Einsatzplanung
Mit 4Master V10 Wartungssoftware werden Sie künftig mehr Zeit für Ihre handwerklichen Aufgaben haben. Im Voraus Kundendienstaufträge planen, Termine disponieren, Störungsaufträge annehmen und ausführen. Des Weiteren noch am gleichen Tag die Rechnung versenden.
4Master V10 Wartung und Terminplaner
Das Wartungsprogramm setzt sich aus 4 Menüpunkten, Wartungsprojekte, Wartungsplanung, Vertragsabrechnung, Wartungsübersicht und einem externen Terminplaner zusammen.
Terminplaner
Neues zentrales Modul in der Wartung ist der Terminplaner. Dort können schnell Störungen, Reparaturen etc. zum Mitarbeiter eingetragen und der Kundendienstauftrag gedruckt werden.
Nach der Reparatur erfolgt mittels des ausgefüllten Kundendienstauftrages die Rechnungslegung im Handwerksprogramm.
Die Termine können mit den Status „Termin, Warten, Erfassen, Berechnen und Erledigt“ versehen werden, wobei jedem Status eine andere Farbe zugewiesen wird.
Wartungsprojekte
Wartungsprojekte müssen mit Standorten, Anlagen und Verträgen angelegt werden um sie dann zur intervallmäßigen Planung zu nutzen.
Wartungsplanung
In der Wartungsplanung werden die Kundentermine erzeugt und geplant.
Vertragsabrechnung
Die Vertragsabrechnung dient zur Abrechnung aller Anlagen zu einem Wartungsprojekt, die in einen vorgegebenen Zeitraum fallen.
Einrichten und arbeiten mit der Wartungssoftware.
Den Terminplaner einrichten.
Der Terminplaner wird über die „FMTerminplan.exe“ gestartet, die sich im 4Master-Pfad befindet.
Monteure in der Personalverwaltung (unter Kontakte) aktivieren.
Damit im Terminplaner später eine Zuordnung Ihrer Monteure möglich ist, muss in der Personalverwaltung (Kontakte) bei „Planung“ ein Haken und im Feld „Gruppe“ eine Personalgruppe zugeordnet werden (z. B. Gruppe „Monteur“ oder Gruppe „Obermonteur“). Wählt man dann eine Gruppe aus, werden nur die zu dieser Gruppe gehörenden Mitarbeiter angezeigt.
Wartungsprojekte anlegen.
Es werden die Wartungsprojekte mit den Standorten, den Anlagen und den Verträgen angelegt und verwaltet. Zu jedem Wartungsprojekt können mehrere Standorte und zu jedem Standort mehrere Anlagen angelegt werden, zu diesen sind wiederum mehrere Verträge möglich.
Das Wartungsprojekt ist in fünf Fenster unterteilt.
- Beschreibung des Wartungsprojekt
- Betreiber / Rechnungsempfänger
- Standort
- Anlage
- Vertrag
Welche Daten können in den Wartungsprojekten erfasst werden und welche Funktionen gibt es?
Wartungsprojekte
Aktivierung Projektnummervergabeüber den Plus-Button.
Die Projektnummer wird automatisch und fortlaufend vergeben. Weitere Informationen zum Projekt sind die Beschreibung und die Ansprechpartner, allgemeine Kommentare und die Kontaktdaten. Speichern mit grünem Haken.
Betreiber- und Rechnungsempfänger
Jedem Standort wird ein Betreiber- und ein Rechnungsempfänger aus der Kundenverwaltung zugeordnet (über die Lupe). Die Betreiberadresse kann auch in den Standort übernommen werden.
Standort
Je nach Projektgröße werden die Standorte mit der Anschrift, der Telefonnummer und dem Ansprechpartner angelegt. Ein Monteur muss hinterlegt werden, will man später mit dem Terminplaner arbeiten. Allgemeine Angaben zur Wohnung, technische Infos und allgemeine Hinweise können auch erfasst werden.
Anlage
Erfassung der Anlagendaten, der Mess-/Gerätedaten, der Anlagennotizen, Zuordnung der Anlagendokumente und der Anlagenartikel sowie auch Standardleistungen.
Vertrag
Zu jeder Anlage werden Vertragsdaten hinterlegt. Die wichtigsten Angaben zum Vertrag:
– der Preis für die Wartungsgebühr,
– der Beginn des Wartungsvertrages,
– das Ende des Wartungsvertrages,
– das Wartungsintervall und die Intervall Art,
– der Wartungstermin,
– die Vertragsart
Über das Pflegeart-Kennzeichen, kann zu allen Verträgen, die dieses Kennzeichen haben, zu einem bestimmten Termin der Preis prozentual erhöht werden.
Mit einem Vertragsformular (rtf-Word-Datei) kann für die Anlage ein Wartungsvertrag ausgegeben werden.
Die Felder für Vor- und Schlusstext dienen zur automatischen Übernahme in die Wartungsrechnung.
Wartungsplanung allgemein
In der Wartungsplanung werden die Termine aus dem Terminplaner aufgelistet, um einen Überblick zu erhalten. Zur Übernahme der Termine und deren Status verwendet man den Schalter „Termineinträge abgleichen“.
Die Wartungsplanung dient weiter dazu, aus den Wartungsprojekten die Wartungen der Anlagen zu holen und zu planen. Dazu sollten in den Optionen entsprechende Schalter gesetzt werden (Termin, Warten etc.). Über den Schalter „Planen“ werden dann für einen bestimmten Zeitraum (z. B. die nächste Woche) die neuen Wartungstermine geholt.
Klickt man danach auf „Termineinträge abgleichen“, werden diese sofort in den Terminplaner übernommen und können dort analog den Störungen abgearbeitet werden.
Setzt man zu einem Termin den Plan.-Status „Erfassen“, wird in der untersten Zeile der Erfassenschalter aktiv. Klickt man auf diesen Schalter kann ein neues Projekt angelegt werden (ggf. gleich mit Rechnung).
Im Unterschied zur Störung wird dort beim Rechnungsdruck der Termin um das Intervall erhöht. Somit erscheint im nächsten Jahr dieser Termin wieder ordentlich in der Wartungsplanung.
Die Planung der Wartungsaufträge
Über den Menüpunkt Wartungsplanung können Sie nun Ihre fälligen Wartungsprojekte aufrufen.
Mittels des Schalters „Planen“ bestimmen Sie nun einen Zeitraum (z. B. den kommenden Monat); alle fälligen Termine werden nun in die Planungstabelle übernommen.
Indem Sie Termine übernehmen anklicken, erscheinen alle fälligen Projekte in der Planungstabelle.
Über den Reiter „Termineinträge abgleichen“ übernehmen Sie diese Wartungsprojekte in den Terminplaner.
Sie können nun die Termine im Terminplaner bearbeiten, verschieben oder einem anderen Monteur zuordnen.
Über den Button „Drucken“ stehen bereits vorgefertigte Formulare zur Auswahl
Kundendienstauftrag
Kundendienstanschreiben
Kunden Telefonliste zur Wartungsliste zu Monteuren
(Es können auch weitere individuelle Formulare angefertigt werden.).
Terminplaner/ Störungsannahme
Im Terminplaner kann auch direkt ein Auftrag angenommen werden.
Mit einem Doppelklick in einen Kalendertag öffnet sich das Ereignisfeld, hier können alle relevanten Daten zur Störung aufgenommen und einem Kunden zugeordnet werden. Anschließend kann sofort der Kundendienstauftrag per Mail an den Monteur geschickt werden.
Kommen die ausgefüllten Kundendienstaufträge an die Firma zurück, kann sofort die Rechnung gelegt werden.
In der Wartungsplanung kann nun der Plan.-Status auf „Erfassen“ geändert werden.
Über den Reiter „Erfassen“ öffnet sich dann das Wartungsprojekt und es kann die Rechnung gelegt werden.
Nach dem Druck der Rechnung erhalten Sie die Abfrage, ob der Termin aus dem Terminplaner gelöscht werden soll, wenn „Eintrag löschen“ angehakt war. Wir empfehlen, dies nicht zu tun, weil dann eine Historie in der Kundenverwaltung eingesehen werden kann.