Nutzen Sie den Wartungsterminplaner mit Intervallprojekten
Wartungsplanung effizient durchführen
Bei Wartungen die in großen Zeitabständen durchgeführt werden müssen, ist eine Software hilfreich, um den Überblick über anfallende Termine zu behalten.
Damit Sie Ihre Wartungsplanung effizient durchführen können, verwalten Sie Ihre Wartungsprojekte.
Legen Sie Wartungszeiträume fest und steuern Sie die Fälligkeit Ihrer Termine.
Drucken Sie Fälligkeitslisten und Kundendienstaufträge aus der Software 4Master® V10 heraus.
Nach durchgeführter Wartung können die Daten des Monteurs erfasst und außervertragliche Leistungen sofort abgerechnet werden.
Erzeugen Sie per Knopfdruck eine Rechnung/ Intervallrechnung und setzen damit gleichzeitig einen neuen Wartungstermin mit Intervall-Rechnungsanlage.
So legen Sie ein Intervallprojekt an:
Nach Vergabe der Projektnummer und dem Kunden, in der linken Menüleiste „Intervallprojekt“ anklicken:
Nun nehmen Sie die gewünschte Intervalleinstellung vor (Jahre, Monate, Wochen oder Tage). Vergeben auch gleich den nächsten Wartungstermin (nächstes Datum). Für die Listenübersicht oder zur Sortierung tragen Sie noch einen Oberbegriff ein.
Im Feld Bemerkung kann der Betreff des Wartungsauftrags hinterlegt werden (z.B. Anlagenwartung).
Durch Anklicken von „Übernahme“ gelangt man zur Eingabe der Leistungen für die spätere Intervallrechnung. Eingabe von Titel und Positionen z.B. Überprüfung und Wartung der Heizungsanlage.
Über den Menüpunkt Tagesarbeit, Intervallprojekte kommt man zu den Wartungsterminen.
Über das Feld „Datum Fälligkeit“ erfolgt die Steuerung der Termine. Je nach Datum-Einstellung erhalten Sie Ihre Termine zur Sichtung und können sie Wahlweise bearbeiten, Wartungslisten oder Wartungsaufträge drucken.
Im Feld Stichtag tragen Sie ein Datum ein. Es erscheinen dann alle Termine vor dem dort eingetragenen Datum.
Fälligkeitslisten einsehen und drucken.
Über „Ausgabe“ können Sie eine Liste drucken bzw. einsehen. Auch Kundendienstaufträge können Sie über ein weiteres Formular erzeugen und ausdrucken.
Kundendienstaufträge per Druck erzeugen:
Für die über das Datum ausgewählten Kunden drucken Sie nun die Wartungsaufträge über das Kundendienst-Formular. In Form einer Serie oder einzeln.
Mobile Kundendienstaufträge für die Servicemitarbeiter erstellen.
Das 4Master-Kundendienst-Formular kann zum Beispiel als ein PDF-Dokument ausgeben werden. Dieses Dokument kann als Wartungsauftrag zum Monteur per Mail auf ein Smartphone oder Laptop gesendet werden. Vor Ort lässt sich ein 4Master-Kundendienst-Formular(PDF.Adobe Reader) bearbeiten und die Unterschrift des Kunden kann eingeholt werden. Anschließend mailen Sie den Kundendienstauftrag zurück ins Büro zur direkten Bearbeitung und Prüfung, Sie erstellen die Rechnung und senden diese dem Kunden mit dem unterschriebenen Kundendienstformular als Anhang zu.
Rechnungen per Knopfdruck erzeugen.
Um die Rechnungen zu erzeugen, wird die gewünschte Zeile ausgewählt und auf „Rechnung erstellen“ geklickt:
Um außervertragliche Leistungen nach durchgeführter Wartung des Monteurs zu erfassen und abzurechnen, haben Sie die Möglichkeit über den Reiter „Offene Rechnungen“, die Rechnungen einzeln zu bearbeiten. Nach Anklicken des Anlagedatums werden „Erfassen“ und „Ausgabe“ aktiv.
Dort kann dann die Rechnung erfasst und gedruckt werden (Beim Druck wird gleichzeitig der Termin um das Intervall erhöht.)
